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Donnerstag, März 28, 2024
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    Ein Festival organsieren – Aber wie?

    Blick zur Festivalbühne „Rock For Animal Rights“ / © RFAR, IMG-Stageline

    Dick sind die Termine im Kalender eingekreist und für viele ist es die schönste Zeit des Jahres: die Festival­saison. Je näher die Termine rücken, desto mehr steigt die Vor­freude, endlich viele Lieblings­bands auf einem Hau­fen zu sehen. Sich ein paar Tage von der Zivili­sation zu ver­abschieden und einfach nur zu sein: mit den Freunden auf dem Zelt­platz oder völlig ver­tieft in die Musik, die von der Bühne schallt …

    Damit ihr in den Genuss dieser ganz besonderen Atmos­phäre eines Festi­vals kommt, braucht es Leute wie Andreas Zemke. Er ist der Organi­sator des Festi­vals „Rock For Animal Rights“ (RFAR) , das er seit über zehn Jahren organi­siert. Wir haben uns mit Andreas ge­trof­fen und ihn gefragt, was es braucht, um ein Festi­val auf die Beine zu stellen.

    Von kleinen Gigs zum Festival-Organisator:
    Kontakte sind das Wichtigste

    Andreas schmunzelt, als wir ihn fragen, wie er Festival-Organi­sator wurde, und lehnt sich ent­spannt zurück. Seit Jahren spielt er in einer eigenen Metal-Band. Dass Rock­musiker unter­einander Konzerte organi­sieren, hat einen wichtigen Grund­stein gelegt. Hinzu kom­men eine eigene Rock­sendung im Radio und andere Festi­vals, die er auf die Beine stellt. Das Wich­tig­ste dabei: Kon­takte, Kon­takte, Kon­takte. Mit seinem Er­fahrungs­schatz von Booking bis Promo­tion liegt es irgend­wann nahe, ein eigenes Festi­val zu etab­lieren: das „Rock For Animal Rights“ (RFAR) .

    „Zuerst einmal musst du das grobe Gerüst planen, damit du weißt, ob so ein Festival überhaupt möglich ist. Erst danach geht es ins Detail.“

    Andreas: „Für das RFAR ziehen wir das Gelände einmal von links auf rechts. Das sind dann vor dem Festi­val 4 bis 5 Wochen Hardcore-Arbeit und hinter­her 3 bis 4 Wochen Abbau. Da­für opfern einige ihren ge­samten Jahresurlaub.“

    Ein Festival mit knapp 1.000 Besuchern und 2 Bühnen organisieren: Womit fängt man als erstes an?

    Um es vorwegzunehmen, Andreas ist „ein alter Hase“ beim Organi­sieren des RFAR . Er wirkt auf uns um­triebig, souverän und scheint gleich­zeitig sehr in sich zu ruhen. Be­merkens­wert. Einen kon­kreten Plan, wie er vorgeht, gibt es nicht. Er macht mittler­weile alles eher aus dem Bauch heraus, aber nennt uns ein paar wichtige Stich­punkte:

    • Das Festival-Datum: Das ist beim RFAR  fest und extra zwi­schen 2 anderen großen Festi­vals in der Region gewählt. Ein­fach, „damit man sich nicht gegen­seitig die Fans klaut“.
    • Das Line-up: Direkt nach Ende des letzten Festi­vals kümmert sich Andreas als Erstes darum, dass mindes­tens 60% des Line-ups fürs kom­men­de Jahr stehen. Dazu ist er in Kon­takt mit Manage­ments und Boo­king-Agen­turen. Das Line-up muss deshalb so lange im Vor­aus geplant werden, um es mit Tour-Plänen oder Re­cor­ding-Ses­sions der an­visier­ten Bands zu ver­ein­baren.

    „Man braucht Geduld. Aber das jahrelange Graben ergibt drei, vier Jahre später,
    dass man dann wieder einen guten Headliner platzieren kann.“

    Im Laufe der nächsten Monate komplettiert Andreas nach und nach das Line-up. Dabei legt er Wert auf eine ausgewogene Mischung aus Rock und Metal sowie auf nationale und internationale Musiker.

    • Ausschreibung für regionale Bands: Das RFAR vergibt natürlich auch Slots an regionale Acts. Das Team hört gemeinsam die Bewerbungen durch, um die passenden Bands auszuwählen.
    • Sponsoren: Auch dieser Part passiert schnell nach dem letzten Festival. Möglichst viele Sponsoren sollen auch im darauffolgenden Jahr das Festival wieder mit unterstützen.

    „Wenn wir jetzt nicht gleich für nächstes Jahr buchen, bekommen wir dann gewisse Sachen vielleicht gar nicht mehr. Vor Corona ging das noch, doch jetzt finden wieder soviele Veranstaltungen statt. Und die Kapazitäten sind knapper geworden.“

    • Festivalgelände: Die Preise für Bauzäune und Dixi-Toiletten haben sich mittlerweile verdrei- bis vervierfacht. Kurzfristiges Ordern ist so gut wie unmöglich. Deshalb fragt Andreas die Zulieferer noch vor Ort des letzten RFAR  gleich wieder fürs Nächste an. Und klärt ab, ob die DLRG mit ihren Sanitätern auch wieder dabei ist.
    • Bühne: Auch ob die 9 x 7 Meter große Bühne 365 Tage später wieder bespielbar ist, klärt Andreas gleich. So hat er eine Sorge weniger und einen großen Baustein fürs kommende Festival sicher.

    „Direkt beim Abbau sage ich zu den Bühnenbauern: Alles klar, ist gut gelaufen. Zack, nächstes Jahr wieder. Dasselbe Datum, dieselbe Zeit. Dieselbe schmucke Bühne. Alles klar? Auf Wiedersehen!“

    Das Line-up nimmt Form an – Was passiert als nächstes? Rausgehen und Werbung machen!

    Schon ein paar Monate und dann nochmal ein paar Wochen vor dem Festival trommeln Andreas und sein Team an mehreren Orten, um neue Interessierte oder Unentschlossene auf das RFAR aufmerksam zu machen. Dabei geht es um:

    • Promotion: Im Gegensatz zu digitaler Musik Promotion läuft hier alles manuell: Plakate entwerfen, kleben und mit den ehrenamtlichen Helfern in verschiedenen Städten im Umkreis von 60 km aufhängen. Dasselbe gilt für 50.000 Flyer, die gedruckt und (meistens nach lokalen Konzerten) verteilt werden. Und wie sieht’s mit RFAR-Merch aus? Dafür werden ebenfalls Shirts entworfen und gedruckt.

    Plakate und Banner werden in der Werkstatt hergestellt

    Plakate und Banner werden in der Werkstatt hergestellt / © RFAR, IMG-Stageline

    • Preiskalkulation: Trotz gestiegener Kosten für die Festival-Infrastruktur möchte das RFAR diese nicht an die Besucher weitergeben und seine Ticketpreise stabil halten.
    • Generell sehr wichtig: Ab einem bestimmten Zeitpunkt vor Veranstaltungsbeginn braucht der Veranstalter verlässliche Besucherzahlen für die Kalkulation. Damit er weiß, für wie viele Menschen er das Festival auslegen kann, wie viele Toiletten er braucht und so weiter. Da kann es vorkommen, dass er im Zweifel das Festival kleiner macht und als ausverkauft meldet, obwohl es noch Kapazitäten gäbe. Denn so stellt er sicher, dass entsprechend der Besucherzahl von allem genügend zur Verfügung steht und er den gewohnten Service anbieten kann.
    • Aufbau des Festivalgeländes: Da das Gelände im Normalfall ein Tierhof mit Weide ist, müssen einige Umbauarbeiten vorgenommen werden, damit es drei Tage lang bespielt werden kann. Alle ehrenamtlichen Helfer legen sich mächtig ins Zeug, damit alles rechtzeitig zum Start steht und es reibungslos losgehen kann. “Je näher das Datum rückt, desto weniger muss man sich Illusionen hingeben: Die Festival-Organisation ist einfach ein Fulltime-Job. Da ist nichts mit nebenbei, das ist 24/7.”  so beschreibt es Andreas.

    Nur noch wenige Tage und Stunden bis zum Festivalauftakt – jetzt arbeitet auch Andreas mit ToDo-Listen

    In der heißen Phase des Festivals greift auch Andreas zu Zettel und Stift. Das muss er auch, denn er zieht Anrufe den Mails vor. Mit den Listen behält er kurz vor Beginn am besten den Überblick, wenn alles gerade auf Hochtouren läuft:

    • Backstage: Über die Dauer des Festivals sind ca. 150 Gäste und Musiker da. Hier muss im Vorfeld das Catering abgestimmt und organisiert werden, damit alle versorgt sind.
    • Helfer einteilen: Es gibt ein Stammteam von ca. 20 bis 25 Leuten, die immer beim RFAR helfen. Das geht vom Einkaufen der letzten Dinge über Fahrer, Stagehands, PA-Runner, Kochen bis hin zum Versorgen der Tiere auf dem Gelände. Aber auch die, welche den Zeltplatz betreuen oder als Springer fungieren, sind wichtig.
    • Für das Festival-Team werden immer Freiwillige gesucht, die Bock darauf haben zu helfen. Denn bei einem größeren Festival-Team von 40 Personen können sich alle besser abwechseln, haben mehr Ruhepausen und können auch mal Bands sehen. Andreas koordiniert, wer in welchen Bereichen am besten aufgehoben ist.

    Wichtig: Prinzipiell von beiderseitiger Vorteil ist es lange im voraus Tickets für das Festival zu kaufen und nicht erst kurz vor knapp. Damit gebt ihr nicht nur den Veranstaltern wichtige Planungssicherheit sondern ihr habt die Tickets sicher, bevor sie ausverkauft sein könnten.

    Dankbar erwähnt Andreas noch: „Es gibt so ein paar Verrückte, die immer wieder die Hand heben und jedes Jahr helfen. Man wächst wie so eine kleine Familie über die Tage zusammen. Man lernt die Leute noch mal ganz anders kennen und hat eine Menge Spaß dabei.“

    Das Festivalgelände ist rappelvoll! Ausverkauft!

    Das Festivalgelände ist rappelvoll! Ausverkauft! / © BBolender for Pixabay

    Das Festival ist in vollem Gange – Endlich mal durchatmen und geniessen? Fehlanzeige!

    Monatelang arbeitet Andreas auf das große Event hin. Kann er sich dann ab irgendeinem Zeitpunkt einfach mal hinstellen und sich in Ruhe Bands ansehen? Das sei extrem selten, sagt er. Seine Tage sähen eher so aus, dass er permanent rumläuft und telefoniert, weil immer irgendwo kleine Probleme auftauchen und er dann dafür sorgen muss, dass alles läuft. Oder er muss entsprechend Leuten aus seinem Team Bescheid sagen.

    Die Anspannung ziehe sich über die gesamte Festivaldauer hinweg durch und er sei oft stehend k.o. Konnte er ein paar Tage vor dem Start nur fünf Stunden pro Nacht schlafen, sind es während des Festivals höchstens noch drei. Doch, so Andreas: “Der Enthusiasmus, die Freude und der Spaß auf dem Festival mit den Menschen machen den Schlafmangel erträglich.”

    Die Fallstricke eines Festivals: Die stabile und ausreichende Wasser- und Stromversorgung!

    • Wasser und Abwasser: Auf dem Festivalgelände gibt es feste Toilettenwagen, zudem haben sechs Küchen ihre Spülen beim RFAR in Betrieb – das alles frisst unglaublich viel Wasser.
    • Eine gute Infrastruktur für diese beiden Dinge ist unerlässlich, weil gegebenenfalls das Gesundheitsamt ein Festival dichtmachen kann, wenn es beispielsweise in Küchen keine Gelegenheit zum Händewaschen gibt.
    • Stromversorgung: Küchengeräte, Kühlaggregate, Licht, die PA und zwei Bühnen für den guten Live-Sound – alles will mit Strom versorgt sein. Bei sehr heißen Temperaturen kommen noch Ventilatoren hinzu.

    „Du musst ausrechnen, was du brauchst, und dafür sorgen, dass der Umfang immer gewährleistet ist. Denn du bekommst spontan aus dem Nichts keine neue Wasser- oder Stromleitung.“

    • Pyrotechnik: Wollt ihr euer Festival mit Pyrotechnik aufpeppen, sind die Brandschutzvorschriften unbedingt zu beachten! Außerdem ist eine solche Aktion mit der örtlichen Feuerwehr abzustimmen und muss von ihr (mit gegebenen Auflagen) genehmigt sein. Am besten ist, wenn sie bei solch einer Aktion vor Ort ist! Generell ist der Brandschutz ein wichtiges Thema: Arbeitet dabei eng mit der örtlichen Feuerwehr zusammen!

    Ein sensibles Thema: Pyrotechnische Aufbauten

    Ein sensibles Thema: Pyrotechnische Aufbauten / © Ostrovsky für Pixabay

    • Band- und Tonmischer-Ausfälle: Auch das kann immer passieren und den eigentlichen Zeitplan durcheinanderbringen. Gerade 2021 konnten coronabedingt gleich sechs Bands nicht auftreten. Andreas konnte aufgrund seiner guten Kontakte rechtzeitig Ersatz finden, auch wenn es das eigentliche Line-up für Samstag ganz schön durcheinandergewirbelt hat. Da hilft nur eins: sich hinters Telefon klemmen und fragen, wer spontan einspringen kann. Bei den FOH-Technikern ist es praktisch, wenn immer zwei gleichzeitig für das Event engagiert werden.

    Andreas zieht da alle Register und telefoniert Managements, Bookings, Tonstudios, Freunde und Bekannte ab. Oder er meldet sich bei den Bands direkt und fragt, ob sie selbst oder befreundete Musiker Zeit haben. Auch die Kontakte von Mischern hat Andreas im Handy und kann im Zweifel schnell darauf zugreifen.

    “Wir sind mit dem RFAR recht krisenfest, weil wir elf Jahre Erfahrung haben, aber auch sonst gut organisiert sind. Wir haben schon vieles als Team gemeistert und immer einen sauberen Ablauf garantiert. Mit der Erfahrung kommt das Vertrauen,
    dass es schon klappen wird, wenn du flexibel bleibst.”

    Was ist der Antrieb, sich für ein Drei-Tage-Festival so ins Zeug zu legen?

    Die Geschichten hinter den Kulissen und der Tierschutz! Vom Festival selbst bekommt Andreas so gut wie nichts mit. Alles rauscht vorbei, wenn er in seinem Orga-Tunnel ist. Das Adrenalin, die Bedenken, ob auch alles klappt und die Besucher das gewohnt professionelle RFAR  genießen können, sowie der Schlafmangel tun sein Übriges.

    Doch all die Strapazen sind dann vergessen, wenn Sonntagabend alle Helfenden in familiärer Atmosphäre beim Essen zusammensitzen und die Festivaltage Revue passieren lassen. Erst da erfährt Andreas von all den Geschichten, die sich abgespielt haben und die er nicht mitbekommen hat.

    „Alle erzählen dann, was über die zwei Tage passiert ist. Beim Zuhören kann ich abschalten und es ist für mich die schönste Zeit. Ich glaube, da könnte man jedes Mal ein mittelschweres Buch darüber schreiben und es wäre sehr unterhaltsam.“  erklärt uns Andreas grinsend.

    Andreas hat sich zwei seiner grössten Leidenschaften verschrieben: dem Rock und dem Tierschutz

    Schon als wir uns mit Andreas für diesen Artikel verabreden, weist er darauf hin, dass wir kurz vorher noch mal anrufen sollen, um uns zu versichern, ob es klappt. Denn es kann immer sein, dass er mit seinen Leuten vom “Tierrechtsbund Aktiv e.V.”  spontan Tiere rettet.

    In dem Verein ist Andreas länger Mitglied, als es das “Rock For Animal Rights”  gibt. Der dazugehörige Hof des Vereins ist ein großes Gelände mit riesiger Weide. Irgendwann entstand die Idee des Festivals als zuverlässige Einnahmequelle, um langfristig die Vereinsarbeit zu ermöglichen und damit die Kosten für Tierfutter und -pflege zu decken. Dass dies Andreas Herzensangelegenheit ist, zeigen seine leuchtenden Augen, wenn er über den Verein und die Tiere spricht.

    “Wir sind darauf angewiesen, dass unsere treuen Freunde und Fans immer wiederkommen. Nur so können wir die Veranstaltung jedes Mal genauso gut und professionell machen, ohne Gefahr zu laufen, dass die Kosten uns erschlagen.”

    Rock for Animal Rights

    Das „Rock For Animal Rights“ findet seit 2012 in Sandstedt/Offenwarden, im Dreieck zwischen Bremerhaven, Bremen und Oldenburg, statt. Die Weide des Vereins „Tierrechtsbund Aktiv e.V.“ verwandelt sich für drei Tage im Jahr in ein Festivalgelände mit Campingplatz.

    Die Bands verzichten alle auf die Gage, etwa 30 ehrenamtliche Helfer sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Die Einnahmen über die Ticketpreise fließen alle in die Vereinsarbeit und kommen den Tieren zugute. Auf dem Festivalgelände gibt es vegane Verpflegung mit „Mjam-Mjam-Faktor“ und Infostände zum Thema Tierschutz. Einmal im Jahr seien er, das Festival-Team, Bands und Besucher besonders laut für die Rechte der Tiere, erklärt Andreas verschmitzt.

    Auch ein DeeJay – Open Air bedarf ähnlicher Planung wie ein Festival mit Bands ...

    Auch ein DeeJay – Open Air bedarf ähnlicher Planung wie ein Festival mit Bands … / © BBolender für Pixabay

    Von Andreas’ unerschütterlichem Optimismus und seiner gelassenen Art, Dinge anzugehen, will man sich am liebsten eine große Scheibe abschneiden. Wir verabschieden uns von ihm und er ist schon wieder auf dem Sprung zu seinem nächsten Projekt: dem Ausbau eines Wohnmobils. Andreas ist ein umtriebiger Geist und ein echter Macher, der all seine vielen Projekte aber vor allem mit einer großen Portion Leidenschaft angeht und bestimmt auch jetzt schon wieder das nächste “Rock For Animal Rights”  schmiedet.

    Rock For Animal Rights auf YouTube

    Wer zu Andreas Zemke  mehr Infos oder ihn kontaktieren möchte, der schaut auf seine Facebook-Site oder bei seinem Verein “Tierrechtsbund Aktiv e.V.”  vorbei.
    Dieser Artikel wurde zum ersten Mal auf IMG-Stageline im Magazin  veröffentlicht.

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