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Freitag, Oktober 18, 2019
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    Organisation der Band: Der Online-Kalender

    Gutes Timing ist nicht nur auf der Bühne wichtig, sondern auch in der Terminorganisation. Alles Wichtige und erprobte Strategien dazu zeigen wir Euch hier.

    Eine Band ist wie ein kleines Unternehmen, in dem man sich findet, austauscht und berät, sich gemeinsame Ziele setzt, Entscheidungen trifft, für alles Mögliche Geld ausgibt – und hoffentlich auch irgendwann welches einnimmt.

    Viele Bandmitglieder haben nur die Musik im Kopf, doch ganz ohne ein bisschen Organisation geht es dann doch nicht. Berücksichtigt man die Neigungen und Vorlieben der Einzelnen, kann es durchaus gelingen, einige der zentralen Themenbereiche abzudecken: Der eine kommt ganz gut mit technischen Dingen klar, ein anderer kann hervorragend Gigs akquirieren, der Dritte hat ein Faible für eine solide Buchhaltung und ein/e Vierte/r vielleicht ein Händchen für die Gestaltung des Marketingmaterials.

    1. Von Zetteln und anderen Provisorien

    Manchmal kommt es aber bereits bei so banalen Themen wie der Abstimmung des nächsten Probentermins zu Unstimmigkeiten und Missverständnissen. Schnell werden Forderungen nach einem Bandkalender laut. Ich habe schon so ziemlich alles erlebt: Zettelwirtschaft, Terminabstimmungen per Telefonrundruf, Kettenmails, SMS- und WhatsApp-Abfragen, Outlook- und Google-Kalender, Versand von Excel Tabellen, Abstimmungen per Doodle und zum Teil ganz pfiffige Eigenentwicklungen. Doch Letztere sind eher die Ausnahme.

    Ganz gleich, wofür man sich letztlich entscheidet: Am Ende sollten Alle an einem Strang ziehen und zeitnah auskunftsfähig sein. Denn was hilft es, wenn Euch ein Veranstalter drei Slots anbietet und Ihr erst eine Woche später Rückmeldung geben könnt, zu welchen Terminen alle Bandmitglieder zur Verfügung stehen.

    2. Was macht einen guten Online Kalender aus?

    Im Jahr 2019 zu fordern, dass die Informationen allen Bandmitgliedern auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop ihrer Wahl nahezu in Echtzeit(!) zur Verfügung stehen, ist bestimmt nicht überzogen. Wenn man nicht gerade einen begnadeten Programmierer in der Band hat (der dann auch tatsächlich Zeit hat, sowas zu realisieren), lohnt es, sich umzuschauen: Es gibt eine ganze Reihe von Lösungen am Markt – kostenlose und kostenpflichtige.

    Über Umwege bin ich auf die App Bandhelper gestoßen. Im Gegensatz zu Einzelplatzlösungen beinhaltet diese Produktsuite eine Synchronisierungsfunktion, die sicherstellt, dass jedes Bandmitglied unmittelbar nach dem Einloggen Zugang zum aktuellen Stand des Bandkalenders hat. Das wird durch einen zentralen Server sichergestellt, der gleichzeitig zur Datensicherung dient.

    3. Jeder ist für die Pflege seiner eigenen Einträge verantwortlich

    Generell funktioniert das Ganze so, dass jedes Bandmitglied seine Abwesenheiten (Urlaub, Studiosessions und / oder Konzerte mit anderen Bands etc.) einträgt. Bandhelper erlaubt es, eigene Kategorien dafür einzurichten und diese farblich zu unterscheiden. Dabei haben sich fünf Arten von Kategorien bewährt: Auftritte (grün), Proben (gelb), Konzerte mit anderen Bands (rot), Abwesenheiten (blau), Infos zu mehrtägigen Events (weiß).

    4. Weit mehr als ein einfacher Termineintrag

    Bei jedem Kalendereintrag kann man entscheiden, ob er nur der Information dient oder jemand dazu eingeladen werden soll: Die gesamte Band? Eine separate Probe für die Vocals? Vielleicht nur die Rhythm Section? Oder sollen die Backing Vocals beim nächsten Konzert zuhause bleiben, weil die Bühne für die große Besetzung zu klein ist? Bereits beim Abspeichern kommen die entsprechenden Anfragen an die entsprechenden Bandmitglieder zum Versand: wahlweise per SMS, Mail oder App Message. Zu- und Absagen werden automatisch erfasst, Reminder könnten zeitgesteuert oder manuell angestoßen werden.

    Darüber hinaus kann man auch benutzerspezifische Felder hinzufügen. Ich habe z. B. die Standardabfragen (Ort, Datum, Uhrzeit, Gage etc.) ergänzt um Anstriche wie „PA / Licht vor Ort vorhanden?“, „Mit / ohne Backing Vocals?“, „Wer macht den FOH Mix?“ oder „Übernachtung erforderlich?“. So ist gewährleistet, dass jener Kollege, der die Gigs verhandelt und in den Kalender einträgt, keinen der für eine professionelle Vorbereitung und Durchführung wichtigen Punkte übersieht.

    5. Warum nicht? Einfach mal ausprobieren

    Zum Ausprobieren und „Beschnuppern“ bietet der Entwickler, Arlo Leach, auf www.bandhelper.com eine kostenlose 30-tägige Testversion ohne Funktionseinschränkung an. Dort findet man auch ausführliche Informationen zum Preismodell, wobei in der Mehrzahl der Fälle der PLUS* Account für bis zu 5 Bandmitglieder zum Jahresbeitrag von 45 USD ausreichen dürfte, was 67 Euro Cent pro Musiker und Monat entspricht. Die App läuft auf Smartphones, Tablets und PC und unterstützt die Betriebssysteme IOS, Android und Windows.

    *) Das TERMINPLAN Modul ist einer der kleinsten Bestandteile der Bandhelper App. Die App verfügt über viele andere, äußerst nützliche Funktionen wie z. B. das sehr umfangreiche Repertoire Modul mit Set Lists, Chord Sheets, Lyrics, Audio-/Videowiedergabe und MIDI Steuerungsfunktionen. Dazu eine Kontakt-Datenbank, ein Finanzmodul, ein Programm zur Erstellung von Bühnenplänen, Platz für Checklisten und Trainingsprotokolle sowie einen zentralen Dateispeicher. Dass die App darüber hinaus mehrsprachig und Multi-Band-fähig ist und mir die Abstimmung mit den Musikern meiner verschiedenen Formationen erleichtert, ohne einen Mix mit den Unterlagen der Nachbarband zu verursachen, sei nur am Rande erwähnt – vielleicht gehe ich in einem Folgebeitrag auf das eine oder andere Modul ein.

    Wie organisiert Ihr Eure Termine? Schreibt uns gerne was dazu unten in die Kommentarleiste

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