Orga Stageaid

Mega Konzerte umweltfreundlich veranstalten © Pexels

Die ISO 20121 ist weit mehr als nur eine Norm — sie ist ein strategischer Türöffner für erfolgreiche UND nachhaltige Veranstaltungen und damit ein unverzichtbares Werkzeug für Veranstaltungstechniker und Eventmanager. Mit der ständig steigenden Bedeutung von nachhaltigem, effekivem Wirtschaften in der Veranstaltungsbranche bietet die ISO 20121 eine strukturierte und praxisnahe Anleitung, wie Events von der Planung bis zur Nachbereitung ökologisch, sozial und wirtschaftlich optimiert werden können.

Dabei spielt es keine Rolle, ob man als Kleinunternehmer, mittelständisches Unternehmen oder großer Veranstalter arbeitet; die Norm lässt sich flexibel anpassen und bietet für jede Unternehmensgröße klare Vorteile und Handlungsanweisungen.

Inhalt:

Warum ist ISO 20121 für Veranstaltungstechniker und Eventmanager so relevant?

Veranstaltungstechnik ist das Rückgrat vieler Events – doch große Events sind auch mit hohem Ressourcenverbrauch, oft erheblichem CO₂-Ausstoß und komplexen sozialen Anforderungen verbunden. Mit der ISO 20121 wird genau hier angesetzt: Sie gibt eine bewährte Struktur vor, um Nachhaltigkeit im Veranstaltungsmanagement messbar, effizient und langfristig zu verankern. Für Veranstaltungstechniker bedeutet das konkret:

Ressourcen effizienter nutzen: Technik, Strom, Material – alles wird so geplant und eingesetzt, dass Verschwendung minimiert wird.
Kosten senken: Durch optimierte Prozesse bei Logistik, Energy-Management und Materialeinsatz bleiben Budgets besser planbar.
Qualität sichern: Risiken bei Umwelt- und Sozialaspekten werden proaktiv erkannt und vermieden.
Kundenanforderungen erfüllen: Viele Auftraggeber verlangen heute nachhaltige Lösungen – mit ISO 20121 kann man dies glaubwürdig dokumentieren.
Marketing und Wettbewerbsvorteile: Zertifizierte Nachhaltigkeit stärkt das Unternehmensimage, hilft beim Gewinnen neuer Kunden und motiviert das Team.

Diese praxisorientierte Norm ist damit ein echtes Erfolgsinstrument, das technische sowie organisatorische Abläufe beleuchtet, optimiert und transparent macht.

Das Managementsystem ISO 20121 – Wie funktioniert es in der Praxis?

ISO 20121 ist als dynamisches Managementsystem aufgebaut. Ihr Grundprinzip orientiert sich am bewährten PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act), ein Zyklus für kontinuierliche Verbesserung, der hilft die Nachhaltigkeit systematisch in den Eventbetrieb zu integrieren. Zu den Kernprozessen von ISO 20121 für nachhaltige Events:

Nachhaltigkeitsplanung: Analyse des Kontextes, der Stakeholder und Risiken. Veranstaltungstechniker prüfen z. B., wie Beleuchtung oder Tonanlagen energieeffizient eingesetzt werden können.
Zielsetzung: Konkrete nachhaltige Ziele definieren, z. B. CO₂-Reduktion, Abfallvermeidung oder faire Arbeitsbedingungen.
Implementierung von Maßnahmen: Dazu gehört nachhaltige Lieferantenauswahl, verbesserte Logistik, Energiesparen bei der Technik, Müllmanagement und Mitarbeiterschulungen.
Überwachung und Bewertung: Erfassung von Verbrauchsdaten, Feedbackgespräche, regelmäßige interne Audits, um den Fortschritt messbar und steuerbar zu machen.
Kontinuierliche Verbesserung: Prozesse werden laufend optimiert, z. B. durch Technik-Updates oder Sensibilisierung des Teams.

Die vier zentralen Phasen

1. Planen (Plan):

Analyse der Ausgangslage: Welche Stakeholder sind beteiligt? (Kunden, Lieferanten, Behörden, Mitarbeiter)
Definition des Scopes: Für welche Events, Standorte oder Dienstleistungsbereiche gilt das System?
Nachhaltigkeitsziele setzen: Beispielsweise die Reduktion des CO₂-Ausstoßes um 20%, Minimierung von Abfall, Förderung von Fairness und Gleichbehandlung.
Prüfung von gesetzlichen Anforderungen und Risiken.

Praxis Beispiel: Ein Technikdienstleister legt den Scope für alle firmeneigenen Festivalveranstaltungen fest und setzt als Ziel 15 % geringeren Stromverbrauch bei Lichttechnik.

2. Umsetzen (do):

Konkrete Maßnahmen realisieren: Auswahl nachhaltiger Lieferanten und Materialien, Einsatz energiesparender Technik, Mitarbeiterschulungen.
Prozesse dokumentieren, z.B. Ablaufbeschreibungen, Checklisten.
Kommunikation intern (Team, Abteilungen) und extern (Kunden, Partner).

Praxis Beispiel: Das Event-Team führt einen Mülltrennplan ein, schult Fahrer auf spritsparendes Fahren und bezieht regionales Catering ein.

3. Überprüfen (Check):

Durchführung interner Audits: Kontrollieren, ob Abläufe den Vorgaben entsprechen.
Auswertung von Verbrauchsdaten (Strom, Wasser), qualitativer Feedbackrunden.
Überwachung des Erreichens der Ziele.
Dokumentation der Ergebnisse.

Praxis Beispiel: Das Unternehmen führt monatliche interne Audits durch und sammelt Feedback von Kunden zur Zufriedenheit mit den Nachhaltigkeitsmaßnahmen.

4. Verbessern (Act):

Analyse der Audit-Ergebnisse und Feedbacks.
Entwicklung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
Anpassung von Prozessen, Kommunikation und Zielen.
Stetige Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsstrategie.

Praxis Beispiel: Nach einem internen Audit wird entschieden, auf LED-Lichttechnik umzusteigen, der Materialtransport optimiert und zusätzliche Schulungen eingeführt.

Coldplay live in Berlin – bekannt für seine umweltfreundlichen Konzerte. Die hellen Bodenflächen sind kinetische Bodenplatten die beim Drüberlaufen Strom erzeugen. © Skinnywordspl, Pixabay

Der Scope bei ISO 20121 – Der zentrale Rahmen für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement

Der Scope (engl. Geltungsbereich, Umfang) definiert ganz konkret, auf welche Bereiche und Tätigkeiten sich die Anwendung von ISO 20121 bezieht. Er stellt sicher, dass nichts „verloren“ geht und alles Wichtige aktiv gemanagt wird. Hier einige Beispiele aus der Praxis, wie der Scope definiert wird:

Eine Eventtechnikfirma bestimmt den Scope als „alle Veranstaltungen, bei denen firmeneigene Technik zum Einsatz kommt“.
Ein Messezentrum definiert den Geltungsbereich auf „alle Events im Messezentrum am Standort“.
Ein Catering-Betrieb grenzt den Scope auf „offizielle Stadtfeste und Großveranstaltungen in München“ ein.
Eine Kommune wählt den Scope „alle städtischen Sport- und Kulturveranstaltungen“.

Der Scope muss dokumentiert und klar festgelegt sein, da er die Basis für sämtliche Managementprozesse ist. Außerdem definiert er, was genau im Zertifizierungsverfahren geprüft wird.

Interne und externe Audits

Sie stellen die Qualität sicher und dokumentieren die Erfolge, die im definierten Scope entstehen. Audits spielen bei ISO 20121 eine entscheidende Rolle. Sie helfen, Transparenz zu schaffen, Prozesse zu prüfen und das System am Leben zu halten.

Interne Audits

Diese Prüfungen werden von geschulten Mitarbeitenden selbst durchgeführt, meist mindestens einmal jährlich. Sie zeigen, ob die internen Abläufe den Vorgaben entsprechen und wo Verbesserungen nötig sind. So können eventuelle Schwächen früh erkannt und angegangen werden. Interne Audits können sein:

Prüfen die Einhaltung der Norm in den definierten Bereichen.
Identifizieren von Schwachstellen und zeigen Verbesserungspotenziale.
Der Betrieb verpflichtet sich mindestens einmal jährlich eine internes Audit[1] durchzuführen.
Dienen als Testlauf für die externe Zertifizierung.

Externe Audits

Zertifizierte Auditoren von unabhängigen Stellen (z. B. Gut Cert, SGS) prüfen Dokumentation, Prozesse und die Umsetzung vor Ort. Das Audit verläuft in zwei Stufen: Zunächst die Überprüfung der Systemdokumentation (Stage 1), dann die praktische Überprüfung der Abläufe am Eventort (Stage 2). Werden die Anforderungen erfüllt, erfolgt die Zertifizierung, die in der Regel drei Jahre gilt, mit jährlichen Überwachungsaudits.

Durchgeführt von unabhängigen Zertifizierungsstellen (z. B. GutCert, SGS, DEKRA).
Zweistufiger Ablauf:
Stufe 1: Dokumentenprüfung und Systemanalyse.
Stufe 2: Vor-Ort-Besuche zur Umsetzungskontrolle.
Zertifikat wird bei erfolgreicher Prüfung vergeben.
Zertifizierung ist meist 3 Jahre gültig, mit jährlichen Überwachungsaudits.

Aufwand und Kosten bei der ISO 20121-Einführung

Der Aufwand wird natürlich größer, je größer auch das Unternehmen ist. Die Kosten richten sich denn auch nach der Unternehmensgröße, zudem spielen Praxiswerte eine Rolle. Weiterhin hängt die Einführung einer ISO 20121 stark von dem vorhandenen Managementsystem und dem Umfang des definierten Scopes ab. Auch ein gewisses Vorwissen zum Qualitäts- oder Umweltmanagement ist hilfreich.

Kleinunternehmen: weniger als 10 Mitarbeitende

Aufwand: 10–20 Tage Einstieg; Jährlich 2–5 Tage für interne Audits und Pflege.
Kosten: Zertifizierung ca. 3.500–7.000 €; Folgeaudits ca. 1.500–3.000 €; Beratung ca. 1.200–3.000 €.
Praxis: Oft simple Lösungen wie Excel-Listen, Checklisten, kurze Dokumentationen reichen. Für echte Nachhaltigkeitsoptimierung sind auch kleine Maßnahmen wie Schulungen und ein bewusster Materialeinsatz wirksam.

Mittelgroße Unternehmen: bis ca. 50 Mitarbeitende

Aufwand: 20–40 Tage Einführung; Jährlich 5–10 Tage für Pflege und Audits.
Kosten: Zertifizierung 7.500–13.000 €; jährliche Überwachung 2.500–4.000 €; Beratung 4.000–7.000 €.
Praxis: Komplexere Dokumentationen, digitale Tools, fest angestellte Nachhaltigkeitsbeauftragte und regelmäßige Schulungen sind typisch.

Große Unternehmen: mehr als 100 Mitarbeitende

Aufwand: 50–80 Tage Einführung; 10–20 Tage jährlich für Audits und Pflege.
Kosten: Zertifizierung 12.000–25.000 €; Folgeaudits 5.000–8.000 €; Beratung 10.000–25.000 €.
Praxis: Umfangreiche Managementsysteme mit standortübergreifenden Prozessen und einem großen Projektteam. Vielfältige Stakeholder werden eingebunden, unter anderem externe Partner und Behörden.

Anfrage, Aufwand & Kosten auf einen Blick

Unternehmensgröße	Initialaufwand	Jährlicher Aufwand	Zertifizierung	Beratung
< 10 Mitarbeitende	10–20 Tage	2–5 Tage	3.500–7.000 € (Erstzertifizierung)	1.200–3.000 €
bis 50 Mitarbeitende	20–40 Tage	5–10 Tage	7.500–13.000 € (Erstzertifizierung)	4.000–7.000 €
> 100 Mitarbeitende	50–80 Tage	10–20 Tage	12.000–25.000 € (Erstzertifizierung)	10.000–25.000 €

Die Bandbreite der Kosten entstehen durch Unterschiede bei Prozessen, Standorten und notwendigen Vorarbeiten (z.B. bei einem bestehenden Qualitätsmanagement) sowie der Anzahl der Mitarbeitenden.

Praxis-Tipps für eine erfolgreiche ISO 20121-Implementierung

Definiere einen klaren Scope, der realistisch und passend zum Unternehmen ist.
Integriere Nachhaltigkeit schrittweise, statt alles auf einmal umzusetzen.
Dokumentiere alle Prozesse transparent und nutze einfach zugängliche Tools.
Schule Ihre Mitarbeitenden gezielt, motiviere das Team mit greifbaren Erfolgen.
Nutze externe Beratung, um Stolperfallen zu vermeiden.
Verknüpfe deine ISO 20121-Anforderungen sinnvoll mit bestehenden Zertifizierungen (z. B. ISO 9001, der internationale Standard für Qualitätsmanagementsysteme, oder ISO 14001, der internationale Standard für Umweltmanagementsysteme = EMAS).
Kommuniziere Nachhaltigkeit authentisch und zeige kontinuierliche Verbesserung.

Ausblick: Nachhaltige Events als Wettbewerbsvorteil mit ISO 20121

ISO 20121 ist ein praxisnahes, flexibles und gleichzeitig wirksames System, um Nachhaltigkeit systemisch in der Veranstaltungsbranche umzusetzen. Veranstaltungsprofis und Technikdienstleister profitieren durch niedrigere Kosten, höhere Qualität, ein besseres Image und Zugang zu neuen Märkten.

Mit überschaubarem Aufwand, klarer Struktur und der richtigen Begleitung
ermöglicht ISO 20121 nachhaltige Events – von der kleinen Firmenfeier
bis zum internationalen Groß-Event.

Mach’s, wie es für dein Team passt: Flexibilität und Nutzen im Alltag:

Jedes Unternehmen kann selbst festlegen, wie groß der Geltungsbereich sein soll (Scope).
Mit kleinen Schritten anfangen, das Team mitnehmen, mit anderen Standards kombinieren (z. B. ISO 9001).
Die Norm verlangt keine Perfektion, sondern schlicht Verbesserung: Es zählt, dass an den entscheidenden Stellen ehrliche Fortschritte passieren.
Motivation steigert sich oft von selbst, wenn alle merken, wie einfach und greifbar Maßnahmen wirken.

ISO 20121 lebt von Praxis – und inspiriert zum Weitermachen

Mit ISO 20121 lernen Unternehmen, Nachhaltigkeit nicht als lästige Pflicht, sondern als starke Chance zu nutzen. Deshalb ist die Norm für Veranstaltungsprofis und Technikunternehmen, die den Durchblick und einen klaren Wettbewerbsvorteil suchen, so empfehlenswert. Sie ist wie ein gut gepflegtes Werkzeug: Sie erleichtert den Alltag und sorgt dafür, dass alle mehr erreichen – für Kunden, Umwelt und das eigene Team. Hier jetzt einige wichtige Kontaktadressen und Anlaufstellen für Beratung, Audits und Schulungen:

GutCert GmbH: gut-cert.de Zertifizierung und Beratung im Bereich nachhaltiges Veranstaltungsmanagement.
SGS Deutschland GmbH: sgs.com/de-de/services/iso-20121-zertifizierung-systeme-fur-nachhaltiges-eventmanagement International anerkannte Audit- und Zertifizierungsstelle.
VOK DAMS CSR-Team: news.vokdams.de/iso-20121-zertifizierung Praxisnahe Beratung und nachhaltige Lösungen im Eventbereich.
BM Certification: de.bmcertification.com/iso-20121-nachhaltige-veranstaltungen-verifizierung Begleitung von der Analyse bis zur Zertifizierung.
CEA Certification: cea-certification.de/iso-20121 Spezialisierte Zertifizierung im Veranstaltungssektor.
Zukunftskultur: zukunftskultur.eu/beratungen/hinfuehrung-zur-iso-20121 Beratung und Workshops für nachhaltige Events.
TÜV Rheinland Akademie: akademie.tuv.com/weiterbildungen/nachhaltiges-eventmanagement-nach-din-iso-201212024-kompakt-31372764 Fortbildungen und Trainings zu nachhaltigem Veranstaltungsmanagement.

Mit der ISO 20121 das Event „grüner“ zu machen, verbessert nicht nur das Klima, sondern auch das Geschäft. Nachhaltigkeit wird zum Erfolgsfaktor und persönlichem Antrieb aller Beteiligten – ein Gewinn für Veranstaltungsprofis, ihre Kunden und die Umwelt. Dieser umfassende Beitrag bietet eine klare, praxisnahe Anleitung und motiviert Veranstaltungsprofis, ISO 20121 als Werkzeug für nachhaltige Events zu nutzen. Zum Schluß gibt es hier noch ein paar Links mit weiterführenden Informationen zum Thema:

Ein begehrtes Umweltsiegel – es sollte das Ziel der Menschheit sein: Klimafreundlich werden. © Michael de Groot, AI - generated

Ein begehrtes Umweltsiegel – es sollte das Ziel der Menschheit sein: Klimafreundlich werden. © Michael de Groot, AI – generated

Übrigens …

Zum Thema Optimierung, Nachhaltigkeit und Klimaschutz sind auf StageAID schon einige Beiträge erschienen. Schaut mal rein:

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Wie kann ich bei meinen Festivals und Konzerten effektiv CO2 einsparen?

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Glossar

[1] Ein Audit ist eine systematische, unabhängige und dokumentierte Überprüfung (eine Revision oder Prüfung), die darauf abzielt festzustellen, ob Prozesse, Produkte, Systeme oder Organisationen bestimmte, festgelegte Anforderungen erfüllen.

Ziel eines Audits ist es, die Einhaltung von Standards und Richtlinien zu prüfen, potenzielle Schwachstellen aufzudecken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Audits können intern (durch das Unternehmen selbst) oder extern (durch unabhängige Dritte) durchgeführt werden und spielen eine wichtige Rolle im Qualitätsmanagement.

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