Der zertifizierte Veran­stal­tungs­dienst­leister: Dein Vorsprung für die Zukunft

Ein Bühnengerüst, Backstagesicht, noch im Aufbau © Dirk Schumacher, Pixabay

Veranstaltungsdienstleister stehen heute mehr denn je im Fokus. Wenn es um Sicher­heit, Zu­ver­lässigkeit  und Qualität  bei Events geht, ist es der Veran­stal­tungs­dienst­leister, der dafür verantwortlich ist. Mit der neuen Zertifizierung „TÜV Rheinland – zertifizierter Veranstaltungsdienstleister“  können Unter­nehmen in der Branche ihre Kompetenz und Professionalität sichtbar machen. Und sich damit entscheidende Vorteile im Wettbewerb sichern …

Der „Erfolg als Veranstaltungsdienstleister“ wird eine neue Themenreihe auf StageAID, unter der wir alle für die Branche wichtigen und nützlichen Beiträge rund um die Dienstleistungen eines Ver­an­stal­tungs­unter­nehmers oder Eventagentur veröffentlichen möchten. In unregelmäßigen Abständen informieren wir über aktuelle Entwicklungen, gesetzliche Vorhaben und technische Neuheiten, die die Branche vorwärts bringen.

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Im Thema diesesmal geht es darum, sich ein Zertifikat zu besorgen, dass dir helfen kann, in einer Liga ganz oben mit den großen Veranstaltern zu agieren. Wer sich aus den „Provinzklitschen“ der kleinen mittelständischen Verleih- und Organistionsstrukturen hervorheben will, sollte tatsächlich über eine Zertifizierung seines Betriebes nachdenken …

Was steckt hinter der Zertifizierung?

Seit 2024 gibt es jetzt die Zertifizierung zum „zertifizierten Veranstaltungsdienstleister“ (TÜV Rheinland) und ist heute die anerkannte Branchenzertifizierung für Dienstleister, Locations und Tech­nik­un­ter­neh­men im Eventbereich. Sie ersetzt das bisherige DPVT-Siegel und wird in enger Zusammenarbeit zwischen dem Verband für Medien- und Veranstaltungstechnik (VPLT)  und dem TÜV Rheinland  vergeben. Und das Management deines Unternehmens kann mit Hilfe einer solchen Zertifizierung einfacher werden:

• Es erleichtert einmal den Abschluß wichtiger Versicherungspolicen, die individuell ausgehandelt werden können.
• Der Zugang zu größeren (öffentlichen) Veranstaltungen wird erleichtert.
• Eine allgemeine „Roadmap“ eines nach den aktuellen Standards durchzuführenden Events vereinfacht die Arbeitsabläufe.

Ziel der Zertifizierung

Die Zertifizierung soll einen Nachweis bestimmter Qualität, Sicherheit und Zuverlässigkeit in allen Unternehmensbereichen garantieren. Damit soll die Etablierung und Sicherung geprüfter Quali­täts­stan­dards nach dem neuesten Stand der Technik sichergestellt werden. Eine Optimierung der Prozesse stellt gleichzeitig eine Minimierung der Risiken dar. Und – nicht zuletzt – wird die Wett­be­werbs­fähig­keit, national wie international gestärkt.

Geprüft werden vier Kernbereiche

1. Unternehmensprozesse

2. Arbeitsschutz

3. Produktionsablauf

4. Finanzstruktur

Diese umfassende Prüfung stellt sicher, dass zertifizierte Unternehmen nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch und wirtschaftlich auf höchstem Niveau arbeiten. Wer zudem auf Nachhaltigkeit setzt, sollte sich noch mit der Registrierung in das Umweltregister EMAS beschäftigen: In unserem Beitrag Umweltmanage­ment bei Ver­an­stal­tun­gen – Was ist EMAS und wie funk­tio­niert es?  beschreiben wir ausführlich wie´s geht …

Wie läuft so eine Zertifizierung ab?

Ablauf im Überblick

1. Selbstauskunft: Das Unternehmen füllt einen detaillierten Fragenkatalog aus, der auf die jeweilige Unternehmensgröße angepasst ist. Hier werden auch alle relevanten Prozesse und Strukturen abgefragt: “DPVT Siegel“ – Das Zertifikat in der Veranstaltungsbranche.

2. Dokumentenprüfung: TÜV Rheinland prüft die eingereichten Unterlagen und bewertet die vorhandenen Nachweise („DPVT Siegel“).

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3. Vor-Ort-Audits:
   • Unternehmens-Audit: Überprüft allgemeine Prozesse und Strukturen
   • Kaufmännisches Audit: Analysiert die Finanzstruktur und das Controlling
   • Produktions-Audit: Prüft die Abläufe realer Produktionen und Veranstaltungen

4. Auditbericht und Zertifizierungsentscheidung: Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe durch den Zertifizierungsausschuss erhält das Unternehmen ein Siegel und wird auf der offiziellen Liste der zertifizierten Dienstleister geführt („DPVT Siegel“).

5. Überwachungsaudits: In den Folgejahren finden regelmäßige Audits zur Überwachung statt, die dauerhafte Einhaltung der Standards zu sichern.

6. Re-Zertifizierung: Nach drei Jahren wird eine erneute umfassende Prüfung erforderlich, um das Siegel weiterhin führen zu dürfen („DPVT Siegel“).

Zeitlicher Ablauf

Wo wird zertifiziert? Wer ist beteiligt?

Die Zertifizierung wird ausschließlich von TÜV Rheinland durchgeführt. Der VPLT bringt seine fachliche Expertise in die Weiterentwicklung der Inhalte ein und stellt einen unabhängigen Beirat zur Qualitätssicherung.

Zielgruppen

Die erste Zielgruppe sind die bereits oben kurz besprochenen Veranstaltungstechnik-Dienstleister. Aber auch größere Event-Locations und Veranstaltungszentren, Kongresshäuser oder Arenen mit entsprechender Basisausstattung, also angestellten Technikern und Bühnenarbeitern sowie anderen Spezialisten. Aber auch andere Spezialanbieter im Eventbereich können zertifiziert werden.

Kosten: Was muss man investieren?

Nicht nur der Kostenfaktor ist entscheidend, ob eine solche Zertifizierung für ein Unternehmen vorteilhaft wäre. Wenn du als StartUp rasch wachsen willst und mit den großen Playern mithalten möchtest, ist das eine Investition in die Zukunft.

Die Investition rechnet sich auch durch eine Prozessoptimierung sowie
neue Umsatzimpulse und Wettbewerbsvorteile recht schnell zurück.

Die Kosten dafür sind transparent dargestellt und richten sich nach Unternehmensgröße und Aufwand der Audits. Hier ein grobes Rechenbeispiel:

• Audittage: Je nach Unternehmensgröße fallen ca. zwischen 8,25 und 15,75 Audittage an.
• Tagessatz: 1.450,- € pro Audittag (zzgl. Reisekosten und Reisezeiten)
• Zertifizierungsgebühr: 500,- € pro Jahr (insgesamt 1.500,- € für drei Jahre)
• Gesamtkosten: Beispiel für Typ A, kleinste Kategorie
  • Stage 1: 1,75 x 1.450,- € = 2.537,50 €
  • Stage 2: 4,5 x 1.450,- € = 6.525,- €
  • Überwachungsaudit: 1 x 1.450,- € = 1.450,- €
  • Zertifizierungsgebühr: 1.500, €
  • ————————————————-
  • Gesamtkosten: ca. 13.462,50 € (zzgl. Reisekosten)

Die Vorteile für Veranstaltungsdienstleister

1. Wettbewerbsvorsprung und Sichtbarkeit

• Qualitätsnachweis: Das TÜV Rheinland-Siegel  ist ein anerkanntes Zeichen für geprüfte Qualität, Sicherheit und Zuverlässigkeit – national wie international.
• Stärkere Position bei Ausschreibungen: Besonders bei öffentlichen und EU-weiten Ausschreibungen ist ein nachgewiesenes Qualitätsmanagement oft Voraussetzung oder ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
• Vertrauensvorschuss: Auftraggeber können sich auf die Einhaltung von Normen, gesetzlichen Vorgaben und Sorgfaltspflichten verlassen.

2. Prozessoptimierung und Risikominimierung

• Interne Abläufe werden analysiert und verbessert: Die externe Sicht der Auditoren deckt Optimierungspotenziale auf.
• Risiken werden frühzeitig erkannt und minimiert: Durch strukturierte Prozesse und regelmäßige Überprüfungen.
• Nachhaltigkeit und Zukunftssicherheit: Die Zertifizierung fördert nachhaltige Betriebsabläufe und kann auf künftige Anforderungen (z.B. Lieferketten, ESG) erweitert werden.

3. Außenwirkung und Marketing

• Starkes Signal an Kunden: Das Siegel ist ein überzeugendes Argument in der Akquise und bei Bestandskunden.
• Arbeitgeberattraktivität: Zertifizierte Unternehmen sind attraktive Arbeitgeber und können mit gelebter Qualität und Sicherheit punkten.
• Online-Präsenz: Alle zertifizierten Unternehmen werden auf Certipedia gelistet und können das Siegel mit QR-Code für Marketing und Vertrieb nutzen.

4. Professionalisierung der gesamten Branche

• Branchenweiter Standard: Die Zertifizierung trägt zur weiteren Professionalisierung und zu mehr Akzeptanz in der Branche bei.
• Austausch und Netzwerk: Über den VPLT und die Zertifizierung entsteht ein Netzwerk qualitätsbewusster Dienstleister.

Ansprechpartner und Zertifizierungsstellen

Wer sich als Veranstaltungsdienstleister zertifizieren lassen möchte, findet in Deutschland mehrere kompetente Stellen und Ansprechpartner, die umfassend beraten und den gesamten Zertifizierungsprozess begleiten. Hier die wichtigsten Adressen und Kontakte im Überblick:

TÜV Rheinland – Hauptzertifizierungsstelle

TÜV Rheinland ist seit 2024 die zentrale Zertifizierungsstelle für das Siegel „TÜV Rheinland zertifizierter Veranstaltungsdienstleister“ nach dem DPVT-Standard. Das Unternehmen übernimmt die komplette Auditierung, Zertifizierung und Re-Zertifizierung.

TÜV Rheinland für Veranstaltungsdienstleister

• Website: www.tuv.com
• E-Mail: contact(at)press.tuv.com
• Webinar, Infoveranstaltung: TÜV Rheinland – zertifizierter Veranstaltungsdienstleister
• Certipedia: Über die Plattform Certipedia werden zertifizierte Unternehmen gelistet und die Prüfinhalte transparent dargestellt.

Tipp: Im Rahmen von Webinaren und Informationsveranstaltungen können sich Unternehmen direkt und unverbindlich über Ablauf, Anforderungen und Vorteile der Zertifizierung informieren.

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DPVT – Deutsche Prüfstelle für Veranstaltungstechnik GmbH

Die DPVT war bis 2024 die unabhängige Zertifizierungsstelle der Branche und hat den Standard maßgeblich entwickelt. Sie steht weiterhin als Beratungs- und Schlichtungsstelle für Unternehmen der Veranstaltungswirtschaft zur Verfügung und unterstützt bei Fragen rund um Qualitätsstandards, Sicherheitskonzepte und Ausschreibungen.

Kontakt DPVT:

• Website: www.dpvt.org
• E-Mail: info(at)dpvt.org
• Telefon: +49 (0)511 270 747 03

Aufgaben:

• Beratung zur Zertifizierung und zu Qualitätsstandards
• Unterstützung bei der Bewertung von Sicherheitskonzepten und Ausschreibungen
• Schlichtungsstelle für branchenspezifische Fragestellungen

VPLT – Verband für Medien- und Veranstaltungstechnik e.V.

Der VPLT ist der Branchenverband und Initiator des Zertifizierungsstandards. Er informiert über aktuelle Entwicklungen, bietet Webinare und vermittelt Kontakte zu Experten aus dem Bereich Zertifizierung und Arbeitssicherheit.

Kontakt VPLT:

• Website: www.vplt.org
• E-Mail: info(at)vplt.org
• Telefon: +49 (0)511 270 747 0

Ansprechpartner für eine Zertifizierung:

• Christian Sommer (Vorstand, VPLT)
• Laura van Haperen (Bereichsleitung Bildung & Recht, VPLT)

EVVC – Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V.

Der EVVC war bis März 2024 Gesellschafter der DPVT und unterstützt weiterhin die Zertifizierung inhaltlich durch einen Sitz im Beirat. Er steht als Ansprechpartner für Fragen zum Mehrwert und zur Praxis der Zertifizierung zur Verfügung.

Kontakt EVVC:

• Website: www.evvc.org
• E-Mail: info(at)evvc.org
• Ansprechpartnerin: Verena Unden (Geschäftsstelle EVVC)

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Weitere Zertifizierungsstellen

Auch andere Zertifizierungsstellen wie GUTcert bieten spezifische Zertifizierungen für die Veranstaltungsbranche an. Für die TÜV Rheinland-Zertifizierung ist jedoch ausschließlich TÜV Rheinland zuständig. GUTcert ist eine allgemeine Zertifizierungsstelle  für ganz verschiedene Arten von Zertifizierungen.

Kontakt GUTcert:

• Website: www.gut-cert.de
• E-Mail: info(at)gut-cert.de
• Telefon: +49 (30) 2332021-0

Zusammenfassung

Wo erhält man Auskunft und Unterstützung?

• TÜV Rheinland: Zentrale Zertifizierungsstelle, Ansprechpartner für den gesamten Prozess, Durchführung der Audits und Vergabe des Siegels.
• DPVT: Beratungs- und Schlichtungsstelle, Entwicklung des Branchenstandards, Unterstützung bei Sicherheitskonzepten und Ausschreibungen.
• VPLT: Branchenverband, Informationsplattform, Vermittlung von Experten und Organisation von Webinaren.
• EVVC: Verband für Veranstaltungszentren, Ansprechpartner für die Praxis und Mehrwert der Zertifizierung.
• GUTcert: Alternative Zertifizierungsstelle für branchenspezifische Zertifikate.

Veranstaltungsdienstleister erhalten bei diesen Stellen kompetente Auskunft, individuelle Beratung und umfassende Unterstützung auf dem Weg zur Zertifizierung. Die direkte Kontaktaufnahme empfiehlt sich für ein unverbindliches Erstgespräch oder die Anmeldung zu einem Webinar, um den eigenen Weg zum zertifizierten Veranstaltungsdienstleister zu starten.

Wer heute in Qualität investiert, sichert sich die Events von morgen …

Die Vorteile nochmal auf einen Blick

• Nachweisbare Qualität und Sicherheit – national und international anerkannt
• Bessere Chancen bei Ausschreibungen und Neukunden
• Optimierte Prozesse und geringeres Risiko
• Stärkere Marktposition und Arbeitgeberattraktivität
• Nachhaltige Unternehmensentwicklung und Zukunftssicherheit

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